Mendeley Desktop importa o crea referencias bibliográficas, que pueden llevar asociados o no documentos con texto completo (pdf).
Se pueden incluir referencias de forma manual, a través de la opción File - Add Entry Manually del menú horizontal, o con la misma opción del botón Add Files de la barra de herramientas.
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Aparecerá una ventana en la que habrá que seleccionar, en la lista desplegable asociada a Type, el tipo de documento que se quiere referenciar y, a continuación, rellenar los campos del formulario correspondiente.
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En el campo Catalog IDS se introducen los números de identificación del documento: DOI, ISBN, etc. Al pulsar en las lupas asociadas al DOI, PMID O ArXiv ID el programa recupera los datos de forma automática. De hecho, sólo con introducir el DOI de un documento y activar la lupa se recuperarán todos los datos identificativos del mismo. A continuación seleccionaremos Save para que se incorporen a nuestra biblioteca.
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Podemos añadir directamente PDFs de artículos de revistas, capítulos de libros, libros, etc. guardados en nuestro ordenador. La forma más sencilla de hacerlo es arrastrarlos y soltarlos en la zona central de Desktop. La referencia bibliográfica se crea automáticamente a partir de los metadatos del pdf.
También se puede añadir con la opción File – Add Files del menú, o la misma opción en el botón Add Files de la barra de herramientas.
El tipo de referencia que se crea se asigna de forma automática si el programa identifica la tipología del documento, en función de la calidad de los metadatos. Si no, se creará una referencia de tipo genérico (“Generic”), que deberá cambiarse manualmente a la tipología real del documento.
Es necesario revisar los datos del registro completo de una referencia en el panel izquierdo de Desktop, para asegurarnos de que han sido correctamente creados y, si no es así, corregirlos o completarlos. Los datos que Mendeley trasladará a las citas y referencias bibliográficas que insertemos en el texto de nuestro trabajo académico se extraen de este registro, por lo que es preciso eliminar los posibles errores.
Cuando arrastramos un pdf a la zona central del Desktop, Mendeley genera la referencia bibliográfica extrayendo los datos del pdf.
Web Importer es una extensión del navegador que nos permite capturar registros en bases de datos en linea o buscadores académicos. Se instala seleccionando en el menú Tools - Install Web importer, y eligiendo en qué navegador queremos instalarlo. Una vez instalado en el navegador, nos aparecerá el icono de Mendeley arriba a la izquierda. La barra de navegación debe estar abierta para que se guarde la extensión, y debe estar desactivada la opción "bloquear ventanas emergentes".
Web importer es compatible con Science Direct, Dialnet, Google Académico o PubMed, entre otras bases de datos en línea y buscadores.
Cuando tenemos la lista de resultados de una búsqueda en una base de datos o en un buscador, al pinchar en el icono de Web Importer de nuestro navegador, se abrirá una ventana en la parte derecha de la pantalla, en la que aparecerán las referencias que visualizamos por página. Web Importer comprueba también la disponibilidad del documento completo: si está disponible, se mostrará el enlace Ver PDF, pudiéndolo incorporar junto a la referencia; si no lo está, aparecerá el mensaje PDF no encontrado, en ese caso importaremos sólo la referencia.
Si queremos guardar todas las referencias de la página de resultados, activamos la casilla Seleccionar todo desmarcando la última opción "página web" (esta guarda la url de la página que visualizamos; es útil para guardar información de páginas web y no de los registros bibliográficos encontrados). Si no, marcamos únicamente las que nos interesen. Tras la selección pulsamos el botón Añadir.
Abriendo el enlace del título de cualquiera de las referencias de la ventana de Web Importer accedemos a la plantilla en la que podemos editar los campos del registro antes de su exportación si es necesario, como por ejemplo corregir la tipología del documento, si es errónea, como en Desktop.
Podemos también elegir a qué carpeta de nuestra biblioteca queremos que se exporten.
Para comprobar que la exportación se ha hecho de forma correcta, pulsaremos sobre el enlace Ver biblioteca, situado en la parte inferior de la ventana de Web importer, lo que nos llevará a la Library en la plataforma web.
La importación de referencias mediante Web importer se produce en Mendeley en la plataforma web. Para que se incorpore también a Desktop deberemos sincronizarlo, pulsando el botón Sync de la barra de herramientas de esta aplicación.
Para incorporar a Mendeley referencias de bases de datos o servicios de información donde no funciona la exportación directa (Web Importer), se realiza la importación indirecta, creando un archivo en un formato de campos etiquetados que sea compatible con Mendeley u otros gestores bibliográficos, como son el formato RIS y el formato BibTeX. Muchas bases de datos y servicios de información tienen las dos opciones.
Algunas de las bases de datos que utilizan estos formatos son: Dialnet Plus, Web of Science, Biblioteca Virtual en Salud, y también nuestro buscador Alcorze.
Importante: con este tipo de importación no se incorporarán automáticamente los pdf que pueden llevar asociados los registros resultado de búsquedas en bases de datos a texto completo. Para hacerlo, será necesario descargar el pdf en el ordenador y vincularlo a la referencia correspondiente.
Veamos un ejemplo en DialnetPlus (es necesario tener creada una cuenta de usuario):
En Dialnet tenemos que estar registrados para poder operar con todas las prestaciones. Seleccionamos las referencias que nos interesan y marcamos exportar en formato RIS en la columna de la derecha, abajo.
Se genera un fichero en nuestro ordenador que, al abrirlo con Mendeley, incorporará las referencias a nuestro Desktop. También podemos añadirlas desde el menú Add Files o la herramienta con el mismo nombre
Watch Folder o Carpeta Inteligente nos permite seleccionar una o varias carpetas de nuestro ordenador que quedan conectadas con Mendeley de modo que todos los pdfs que guarden se transfieran al gestor bibliográfico. Esta opción se configura a través de File - Watch Folder, en el menú, o en el botón Add Files de la barra de herramientas.
Permite buscar dentro de Mendeley web entre todas las referencias bibliográficas alojadas en las bibliotecas del resto de usuarios Mendeley e incorporarlas a la propia biblioteca personal. Para que se incorpore a Mendeley Desktop, deberemos sincronizar.
